Politique de confidentialité

En bref. Nous recueillons seulement ce qu’il faut pour vous remettre votre plan et vous accompagner. Vos données de santé et d’alimentation vous appartiennent : elles sont conservées dans votre compte privé et ne sont jamais vendues ni partagées à des fins publicitaires. Votre praticien/ne voit les repas et le poids que vous consignez, afin de vous guider. Votre suivi quotidien facultatif et votre journal de symptômes ne sont vus que par vous; la section 5 explique la seule exception, pendant une ronde HerRhythm. Vous pouvez les exporter ou les supprimer en tout temps en écrivant à contact@wellclinica.ca. Notre site public utilise des témoins d’analyse et de publicité (voir la section 8). Dans l’application WellClinica, l’assistant et la lecture des photos de repas utilisent notre fournisseur d’IA, Anthropic, seulement après votre autorisation. Si vous utilisez l’application de l’App Store ou de Google Play, Apple ou Google traite votre paiement, et notre fournisseur de notifications envoie les notifications que vous autorisez.

WellClinica Inc. (« nous ») est une pratique virtuelle de nutrition fonctionnelle établie à Oakville, en Ontario, fondée par Jana El Jardali, CFNP (praticienne certifiée en nutrition fonctionnelle). Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et, pour les personnes qui résident au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (« Loi 25 »).

1. Qui est responsable

WellClinica Inc. est l’organisation responsable de vos renseignements personnels. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Jana El Jardali, que vous pouvez joindre à contact@wellclinica.ca.

2. Ce que nous recueillons

• Renseignements du compte : nom, adresse courriel, mot de passe (conservé sous forme chiffrée, que nous ne pouvons jamais lire) et langue choisie.
• Renseignements d’achat : le plan acheté, l’état de la facturation et les factures. Les numéros de carte sont traités entièrement par Stripe; nous ne les voyons ni ne les conservons jamais.
• Activité que vous saisissez dans l’application : repas consignés (y compris les photos que vous choisissez de téléverser), eau, poids, comment vous vous sentez, habitudes, préférences alimentaires (par exemple sans gluten, halal, style casher, digestion sensible), taille de vos portions et consentements donnés dans l’application.
• Taille, poids et âge, si vous les saisissez pour recevoir des repères généraux sur les portions. Ces renseignements sont facultatifs.
• Genre et équation, si vous choisissez de les indiquer. Votre genre (femme ou homme) et le calcul qui correspond le mieux à votre corps (féminin, masculin ou estimation intermédiaire). Facultatif. Si vous choisissez « Autre » ou « Je préfère ne pas répondre », nous conservons seulement l’équation.
• Étape de vie et niveau d’activité, si vous les choisissez (par exemple périménopause ou ménopause), pour établir vos portions.
• Photos de repas. Lorsque vous ajoutez la photo d’un repas, la photo complète est envoyée à notre fournisseur d’IA pour lire le repas et n’est pas conservée par nous. Une petite vignette (environ 96 pixels) reste dans le journal du jour et dans nos 7 sauvegardes quotidiennes, puis elle est retirée.
• Les questions posées à l’assistant ne sont pas conservées dans votre compte. Elles restent à l’écran tant qu’il est ouvert. Si un message laisse croire à un risque pour votre sécurité, ou est refusé parce qu’il est abusif, ses 300 premiers caractères sont envoyés par courriel à votre praticien/ne. Si vous touchez « Signaler cette réponse », cette réponse et votre question sont envoyées par courriel à votre praticien/ne.
• Les questions envoyées à votre praticien/ne (« Écrire à votre praticien/ne ») et les réponses sont conservées dans votre compte pour que vous puissiez les relire dans « Écrivez-nous ». Elles sont supprimées à la fermeture de votre compte.
• Pourquoi vous annulez, si vous nous le dites. Si vous répondez à notre question facultative sur la raison de votre annulation, dans l’application ou dans notre courriel, nous conservons votre réponse (la raison choisie et les mots que vous ajoutez, s’il y a lieu), avec la date et votre forfait, dans votre compte. Nous l’utilisons pour améliorer WellClinica et pour compter les raisons chaque semaine. Merci de ne pas y inscrire de renseignements de santé. Elle est supprimée à la fermeture de votre compte.
• Renseignements du défi HerRhythm, si vous y participez : le parcours choisi (votre cycle, les phases de la lune ou un menu stable) et, si vous choisissez le parcours du cycle, le premier jour de vos dernières règles et la durée habituelle de votre cycle. Ces renseignements sont facultatifs. Si vous nous indiquez que vous êtes enceinte ou que vous allaitez, nous notons ce choix afin de vous aider à obtenir un remboursement. Et, si vous choisissez d’en tenir un, un journal quotidien de symptômes : les éléments que vous cochez dans une courte liste (par exemple crampes, baisse d’énergie ou bouffées de chaleur). Il est facultatif et désactivé tant que vous ne l’activez pas.
• Les données de cycle, si vous activez Synchro cycle pour le menu Rééquilibre digestion et hormones : le premier jour de vos dernières règles et la durée habituelle de votre cycle, ou votre réponse indiquant que vous n’avez pas de règles (votre menu suit alors plutôt les phases de la lune). Nous conservons aussi la liste des recettes choisies pour vous par Synchro cycle, afin que votre menu reste varié et ne change pas une fois que vous l’avez vu. Ces renseignements sont facultatifs et désactivés tant que vous ne les activez pas.
• Suivi quotidien (plan Rééquilibre digestion et hormones, facultatif). Si vous l’activez, nous conservons les éléments que vous cochez chaque jour, avec la date et la phase affichée ce jour-là. Personne d’autre que vous ne peut le voir. Il n’est jamais montré à votre praticien/ne, jamais envoyé à notre assistant IA, jamais inclus dans des rapports ou des courriels, et jamais utilisé à des fins de marketing. Vous pouvez le supprimer en tout temps dans la section Moi. Il est aussi effacé si vous désactivez le suivi, fermez votre compte ou ne faites aucune entrée pendant 180 jours, et il fait partie de votre propre copie de vos données.
• Renseignements de réservation : lorsque vous réservez un appel découverte ou une séance, votre nom, votre courriel, votre téléphone (facultatif), la langue souhaitée, ce sur quoi vous aimeriez travailler, vos notes, l’heure choisie et votre fuseau horaire. Les confirmations et les rappels sont envoyés à l’adresse courriel fournie.
• Messages que vous nous envoyez par l’application, par courriel ou sur les réseaux sociaux.
• Données techniques : heures de connexion, type d’appareil et codes de sécurité envoyés à votre courriel pour protéger votre compte.
• Si vous utilisez l’application de l’App Store ou de Google Play : un identifiant de notifications pour votre appareil, créé par notre fournisseur de notifications, OneSignal; si les notifications sont activées; l’état de votre abonnement (essai, actif, annulé, date de fin) transmis par Apple ou Google au moyen de RevenueCat. OneSignal compte aussi les ouvertures de l’application et les notifications touchées, liées à votre numéro de compte. Apple ou Google traite votre paiement; nous ne voyons jamais votre carte.
• Préférences de communication : si vous avez consenti à recevoir nos courriels, et vos interactions avec eux (ouvertures et clics), afin de cesser de vous envoyer ce que vous ne lisez pas.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Pour créer et sécuriser votre compte et vous livrer votre menu hebdomadaire, votre liste d’épicerie et les fonctions de l’application.
• Pour choisir le menu HerRhythm que vous voyez chaque semaine selon le parcours choisi. Les estimations de phase sont approximatives et servent uniquement à planifier le menu. Elles ne conviennent ni à la fertilité, ni à la contraception, ni à aucun usage médical. Votre journal de symptômes est un relevé personnel qui vous appartient. Nous ne l’interprétons pas, ne le notons pas, ne l’utilisons pas pour modifier votre menu et ne l’utilisons jamais à des fins de marketing.
• Pour choisir les recettes que vous voyez chaque jour lorsque Synchro cycle est activée. Les estimations de phase sont approximatives et servent uniquement à planifier le menu; elles ne conviennent ni à la fertilité, ni à la contraception, ni à aucun usage médical.
• Pour permettre à votre praticien/ne de consulter vos journaux, de vous offrir des conseils généraux en nutrition et d’être avisé/e lorsque vos journaux indiquent qu’un suivi serait utile.
• Pour établir vos estimations d’énergie, de protéines, de fibres et de portions à partir du genre et de l’équation choisis, et pour afficher une formulation et des fonctionnalités qui vous conviennent. Nous ne les utilisons à aucune autre fin.
• Pour répondre à vos questions et lire vos photos de repas avec l’assistant, lorsque vous l’avez autorisé.
• Pour envoyer les notifications que vous avez activées (par exemple le jour de l’épicerie ou votre nouvelle semaine). Vous pouvez les désactiver dans Moi ou dans les réglages de votre téléphone.
• Pour vous donner accès à l’application lorsque vous vous abonnez par Apple ou Google.
• Pour planifier vos appels et vos séances, les inscrire à l’agenda de WellClinica et vous envoyer confirmations et rappels.
• Pour traiter les paiements, les renouvellements, les annulations et les remboursements par l’entremise de Stripe.
• Pour envoyer les courriels de service (mot de passe, codes de connexion, avis de paiement et de compte) et, avec votre consentement, des courriels d’encouragement et de marketing que vous pouvez arrêter en tout temps.
• Pour améliorer l’application à partir de tendances d’utilisation regroupées et dépersonnalisées.
• Votre menu hebdomadaire est généré automatiquement à partir des choix que vous faites dans l’application. Vous pouvez modifier ces choix en tout temps et nous demander par courriel de revoir un menu.
• Pour respecter nos obligations légales et comptables.

WellClinica offre de l’éducation en nutrition et des conseils généraux. Il ne s’agit pas de soins médicaux, et les renseignements que vous saisissez ne constituent pas un dossier médical. Si vous avez un problème de santé, veuillez consulter votre professionnel de la santé.

4. Consentement et vos choix

• Vous consentez à la présente politique lorsque vous créez un compte, réservez une séance ou achetez un plan. Les renseignements liés à la santé que vous saisissez dans l’application sont toujours facultatifs et proviennent de vous.
• Les courriels de marketing sont envoyés seulement avec votre consentement exprès. Chaque courriel contient un lien de désabonnement; les courriels de service sur votre compte, vos réservations et vos paiements continuent tant que vous utilisez nos services.
• Vous pouvez désactiver les courriels d’encouragement dans l’application, sous Moi → Courriels d’encouragement.
• Vous pouvez retirer votre consentement, demander quels renseignements nous détenons à votre sujet, les faire corriger ou nous demander de les supprimer en écrivant à contact@wellclinica.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours.
• Les renseignements sur votre cycle (HerRhythm) sont recueillis uniquement avec votre consentement distinct, donné dans l’application du défi. Vous pouvez les modifier ou les supprimer en tout temps dans la section Moi. Si vous les supprimez, l’application vous demande de choisir de nouveau un parcours.
• Les données de cycle ne sont recueillies qu’avec votre consentement distinct dans l’application. Vous pouvez les modifier ou les supprimer en tout temps dans Moi → Synchro cycle; si vous les supprimez, vous revenez au menu standard.
• L’assistant et la lecture des photos de repas ne démarrent qu’après votre autorisation, et vous pouvez les désactiver en tout temps dans Moi → Assistant.
• Vous pouvez modifier ou supprimer votre genre et votre équation en tout temps dans Moi → Vos chiffres. Ils sont inclus lorsque vous téléchargez vos données (Moi → M’envoyer mes données par courriel).
• Supprimer vous-même votre compte : dans l’application, Moi → Fermer mon compte, confirmé avec votre mot de passe. Votre compte est fermé immédiatement et vous recevez un reçu par courriel. Vous pouvez aussi passer par wellclinica.ca/supprimer-mon-compte ou nous écrire. Un abonnement acheté dans l’App Store ou Google Play s’annule dans les réglages d’abonnement d’Apple ou de Google; la fermeture du compte ne l’annule pas.
• Vous pouvez refuser les témoins publicitaires et la publicité par centres d’intérêt en tout temps, comme l’explique la section 8.

5. Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous les communiquons à des fournisseurs de services qui nous aident à exploiter WellClinica, chacun étant tenu de les utiliser à cette seule fin, ainsi qu’aux partenaires de publicité et d’analyse nommés ci-dessous :

• Stripe (paiements et portail de facturation) — stripe.com/privacy
• Apple (achats et abonnements dans l’App Store) — apple.com/legal/privacy
• Google (achats et abonnements dans Google Play) — policies.google.com/privacy
• RevenueCat (garde votre abonnement de la boutique à jour dans votre compte; reçoit votre numéro de compte et l’état de l’achat, rien sur votre alimentation ou votre santé) — revenuecat.com/privacy
• OneSignal (envoie les notifications; reçoit votre numéro de compte, un identifiant d’appareil, le type d’appareil et le système d’exploitation, et compte les ouvertures de l’application et les notifications touchées) — onesignal.com/privacy
• USDA FoodData Central (lorsque vous cherchez un aliment, les mots tapés sont envoyés pour trouver sa valeur nutritive; rien à votre sujet n’est envoyé)
• Google Fonts (charge la police de l’application; Google reçoit l’adresse Internet de votre appareil)
• Meta Platforms (Facebook et Instagram) : pour diffuser et mesurer nos publicités. Lorsque vous visitez notre site public, le pixel Meta et l’API Conversions indiquent à Meta les pages consultées et si vous avez commencé un essai ou fait un achat (et son montant). Si vous nous donnez votre nom, votre courriel ou votre téléphone à l’inscription ou au paiement, une version brouillée (hachée) peut être envoyée pour que Meta associe la visite à un compte Facebook ou Instagram. Le pixel Meta ne fonctionne pas dans l’application WellClinica. — meta.com/privacy
• Google Analytics : pour comprendre l’utilisation de notre site public, au moyen de rapports regroupés. — policies.google.com/privacy
• FunnelKit / hébergement WordPress (notre site Web, les comptes clients et l’envoi de courriels)
• Fournisseurs d’envoi et d’analyse de courriels utilisés pour envoyer nos courriels et en mesurer la portée
• Google Agenda et Google Meet — lorsque vous réservez un appel ou une séance sur wellclinica.ca, notre propre système de réservation inscrit le rendez-vous à l’agenda Google privé de WellClinica et crée un lien Google Meet pour les séances vidéo. L’événement contient seulement les détails que vous nous avez fournis (nom, courriel, téléphone le cas échéant, ce sur quoi vous aimeriez travailler, notes). Votre nom n’est jamais ajouté à la liste des invités, et Google ne reçoit rien d’autre à votre sujet que cet événement privé. Politique de Google : policies.google.com/privacy
• Anthropic (notre fournisseur d’IA), seulement après votre autorisation dans l’application : lorsque vous posez une question à l’assistant, Anthropic reçoit votre question, votre menu, votre profil alimentaire (par exemple végétarien, halal ou une allergie), le journal du jour et vos cibles personnelles; lorsque vous ajoutez une photo de repas ou décrivez un repas, elle reçoit cette photo ou ce texte. Anthropic traite ces renseignements hors du Canada, notamment aux États-Unis, pour produire la réponse, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et les supprime dans un délai de 30 jours, sauf s’ils font l’objet d’un examen de sécurité. Votre suivi quotidien et vos dates de cycle ne sont jamais envoyés. Si vous touchez « Demander des idées à notre IA pour cette phase », votre question nomme votre phase actuelle, sans rien d’autre sur votre cycle. — anthropic.com/legal/privacy

Certains fournisseurs conservent des données à l’extérieur du Canada (par exemple aux États-Unis) et, pour les personnes qui résident au Québec, à l’extérieur du Québec. Dans ce cas, vos renseignements sont assujettis aux lois de ce pays. Nous choisissons des fournisseurs qui prennent des engagements solides en matière de sécurité et offrent une protection contractuelle. Notre site et votre compte sont hébergés par WordPress.com (Automattic), aux États-Unis.

Les renseignements sur votre cycle (HerRhythm) restent chez nous. Ils sont conservés dans une partie privée de la base de données de notre propre site. Ils ne sont jamais transmis à des outils de publicité ou d’analyse et n’apparaissent jamais au classement, dans les exportations ni dans nos courriels de marketing. Le tableau de bord de votre praticien/ne affiche seulement votre parcours, le nom de votre phase actuelle et des totaux de groupe. Si vous nous indiquez que vous êtes enceinte ou que vous allaitez, un court avis contenant votre adresse courriel est envoyé à notre boîte de soutien afin d’organiser votre remboursement. Personne d’autre que vous ne peut voir votre journal de symptômes. Il n’apparaît ni dans le tableau de bord de votre praticien/ne, ni dans aucun courriel, ni dans aucune exportation autre que le téléchargement de vos propres données. Il existe une exception pendant une édition de HerRhythm, parce que ses menus sont moins caloriques : si vous cochez que vos règles sont beaucoup plus abondantes que d’habitude, ou en retard ou absentes, votre praticien/ne reçoit un court avis indiquant votre nom et le jour, afin de prendre de vos nouvelles.

Les données de cycle de l’application WellClinica restent aussi chez nous. Elles restent dans votre compte privé sur notre propre hébergement, ne sont jamais transmises à des outils de publicité ou d’analyse, et n’apparaissent jamais dans des courriels ni dans des exportations autres que votre propre téléchargement de données. Le tableau de bord de votre praticien/ne indique seulement si Synchro cycle est activée. L’exception ci-dessus concerne HerRhythm seulement : rien de ce que vous cochez dans le suivi quotidien de l’application n’est transmis à votre praticien/ne. Votre genre et votre équation restent chez nous de la même façon : seuls vous et votre praticien/ne, dans votre propre dossier, pouvez les voir. Ils n’apparaissent jamais dans les exportations de listes, les courriels, notre plateforme de courriels, Stripe, Meta ni aucun outil publicitaire.

6. Comment nous les protégeons

Connexions chiffrées (HTTPS) partout; mots de passe conservés sous forme de hachage à sens unique; code unique envoyé par courriel lors d’une connexion à partir d’un nouvel appareil; accès aux dossiers des clients limité à votre praticien/ne et au personnel technique qui en a besoin; sauvegardes régulières; correctifs appliqués rapidement à nos systèmes. Aucune méthode n’est parfaitement sûre. Nous vous aviserons, ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, pour les personnes qui résident au Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec, de tout incident qui présente un risque réel de préjudice grave.

L’application WellClinica ne charge aucun traceur publicitaire. Notre fournisseur de notifications compte les ouvertures de l’application et les notifications touchées, comme l’explique la section 5. Nous ne vous suivons pas dans les applications ou les sites d’autres entreprises.

7. Combien de temps nous les conservons

• Données du compte et de l’application : tant que votre compte est actif, puis pendant 24 mois après votre dernière activité, sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt.
• Dossiers de réservation : 24 mois après la séance, afin de respecter l’espacement de votre programme et vos suivis.
• Dossiers d’achat : 7 ans, comme l’exige le droit fiscal canadien.
• Preuves de consentement au marketing : tant que votre abonnement est actif, plus 3 ans, comme l’exige la LCAP.
• Renseignements sur votre cycle et journal de symptômes (HerRhythm) : jusqu’à 60 jours après la fin de votre édition du défi, ou jusqu’à ce que vous les supprimiez, selon la première éventualité. Ils sont ensuite effacés.
• Les données de cycle dans l’application, et la liste des recettes choisies avec elles : tant que Synchro cycle est activée. Elles sont supprimées lorsque vous la désactivez, fermez votre compte, quittez le menu Rééquilibre digestion et hormones, ou après 180 jours sans mise à jour.
• Lorsque vous fermez votre compte, nous effaçons immédiatement les données de l’application. Dossiers conservés par d’autres : Apple ou Google conservent vos dossiers d’achat dans la boutique; RevenueCat conserve l’historique de votre abonnement jusqu’à ce que nous lui demandions de le supprimer, ce que nous faisons à la fermeture de votre compte; OneSignal conserve votre identifiant de notifications aussi longtemps que ses propres règles de conservation le permettent; les factures restent chez Stripe pendant 7 ans, comme l’exige le droit fiscal.

8. Témoins

Nous utilisons trois types de témoins et de technologies semblables :

• Essentiels : pour garder votre session ouverte et reconnaître votre appareil. L’application en a besoin pour fonctionner.
• Analyse (Google Analytics) : pour comprendre l’utilisation de notre site.
• Publicité (pixel Meta) : pour mesurer nos publicités et les montrer à des personnes sur Facebook et Instagram, y compris celles qui ont visité notre site.

Votre choix à l’arrivée. Si votre appareil est réglé sur un fuseau horaire européen, nos pages de liens demandent votre accord avant de charger des témoins d’analyse ou de publicité. Ailleurs, ils se chargent à votre arrivée, et vous pouvez les désactiver en tout temps comme l’explique ce qui suit.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans votre navigateur, et gérer l’utilisation de ces renseignements par Meta dans l’Espace comptes de Facebook ou d’Instagram, sous Préférences publicitaires. Vous pouvez aussi refuser la publicité par centres d’intérêt à choixdepub.ca.

9. Enfants

L’application WellClinica de l’App Store ou de Google Play s’adresse aux adultes de 18 ans et plus. Les adolescents de 13 à 17 ans sont servis uniquement par l’entremise d’un parent ou d’un tuteur sur wellclinica.ca : le parent ou le tuteur détient le compte et donne son consentement écrit. Le menu WellKids est fourni à un parent ou à un tuteur et ne contient aucun renseignement sur un enfant en particulier. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès de personnes de moins de 18 ans.

10. Modifications

Nous publierons toute modification ici avec une nouvelle date de « dernière mise à jour » et, pour les changements importants, nous vous en informerons par courriel ou dans l’application.

11. Questions ou plaintes

Écrivez à contact@wellclinica.ca. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à priv.gc.ca ou, si vous résidez au Québec, avec la Commission d’accès à l’information du Québec à cai.gouv.qc.ca.